一、对收集的文件材料，按其不同的类别，划定保管期限，加工整理.
二、调整案卷，卷内文件排列方法统一，组卷合理，前后保持有机联系，不任意改动。抄写卷内目录，写代字代号，文件名，发文日期全称。
三、拟写案卷标题，标题由责任者，事由、文种三部分组成，字数在50个字内。
四、成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写方字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角。封面、卷目录、备考表不编号。
五、取出金属进行装订。成卷装订的档案材料按三孔一线装订，针与针之间相距6CM。按件装订的档案材料用缝纫机进行装订。装订时右边和底边取齐，纸张折叠后不超出卷皮。
六、用碳素墨水钢笔或毛笔书写卷内目录、题名。
七、按要求及时向学院档案室移交。
                                                                             继续教育学院党总支